Sygnaliści w urzędzie gminy i JST – jakie obowiązki od 25 grudnia 2024 roku?

Zasadniczo jst takie jak urząd gminy, starostwo powiatowe czy urząd marszałkowski może wystąpić jako podmiot publiczny zobowiązany do wdrożenia systemu przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych, prowadzenia działań następczych i ochrony sygnalistów, jeśli:

1. na jego rzecz, według stanu na dzień 1 stycznia lub 1 lipca danego roku, wykonuje pracę zarobkową co najmniej 50 osób,
2. dana gmina lub powiat mają więcej niż 10 000 mieszkańców.

 Jeżeli nie zachodzi natomiast któraś z powyższych przesłanek, urząd gminy lub starostwo powiatowe nie ma obowiązku, ale może fakultatywnie, wdrożyć taki system. W tej roli urząd działa w istocie jako pracodawca samorządowy będący podmiotem prawnym sektora publicznego w rozumieniu Ustawy. Po drugie urząd gminy, starostwo powiatowe czy urząd marszałkowski może wystąpić jako tzw. aparat pomocniczy organu publicznego zobowiązanego do wdrożenia systemu przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych i prowadzenia działań następczych. Za wdrożenie i zarządzanie systemami zgłoszeń zewnętrznych odpowiada organ wykonawczy JST: wójt, burmistrz, prezydent, zarząd powiatu, zarząd województwa.

Procedura zewnętrzna. Nowe obowiązki od 25 grudnia 2024 roku!

Zgłaszanie nieprawidłowości przez sygnalistów będzie odbywać się w ramach procedury zgłoszeń wewnętrznych lub w ramach procedury zgłoszeń wewnętrznych. Zgłoszenia zewnętrzne wejdą w życie 25 grudnia 2025 roku. Za zgłoszenia zewnętrzne będą uznawane zgłoszenia pochodzące od sygnalistów, którzy nie są zatrudnieni w strukturze podmiotów przyjmujących zgłoszenie, ale przedmiot zgłoszeń dotyczy spraw znajdujących się we właściwości danego podmiotu. Zgłoszenia tego rodzaju będą przyjmowane przez Rzecznika Praw Obywatelskich oraz podmioty publiczne na podstawie odpowiedniej procedury ustanowionej przez te organy władzy publicznej, zgodnie z art. 33 ustawy. Do organów publicznych zaliczane są też jednostki samorządu terytorialnego, czyli województw, powiatów i gmin.

Według art. 34 ust. 1 ustawy, organ publiczny zaś:

1. przyjmuje zgłoszenie zewnętrzne;
2. dokonuje wstępnej weryfikacji zgłoszenia zewnętrznego, polegającej na ustaleniu, czy zgłoszenie dotyczy informacji o naruszeniu prawa, oraz na ustaleniu, czy zgłoszenie dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie należącej do zakresu działania tego organu, a jeżeli nie należy – na ustaleniu organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych;
3. rozpatruje zgłoszenie zewnętrzne – w przypadku gdy zgłoszenie dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie należącej do zakresu działania tego organu;
4. przekazuje zgłoszenie zewnętrzne niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 14 dni od dnia dokonania zgłoszenia, a w uzasadnionych przypadkach – nie później niż w terminie 30 dni, do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych – w przypadku gdy zgłoszenie dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie nienależącej do zakresu działania tego organu – oraz informuje o tym sygnalistę;
5. podejmuje działania następcze z zachowaniem należytej staranności;
6. przekazuje sygnaliście informację zwrotną.

W celu skutecznego podjęcia działań następczych oraz przekazania informacji zwrotnej sygnalista podaje adres do kontaktu. Zgłoszenie zewnętrzne może być dokonane ustnie lub pisemnie. Rzecznik Praw Obywatelskich albo organ publiczny, który przyjął zgłoszenie zewnętrzne, przesyła sygnaliście niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 7 dni od dnia przyjęcia zgłoszenia, potwierdzenie jego przyjęcia, chyba że sygnalista wystąpił wyraźnie z odmiennym wnioskiem w tym zakresie lub Rzecznik Praw Obywatelskich albo organ publiczny ma uzasadnione podstawy sądzić, że potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia zagroziłoby ochronie poufności tożsamości sygnalisty. Na żądanie sygnalisty organ publiczny właściwy do podjęcia działań następczych wydaje nie później niż w terminie miesiąca od dnia otrzymania żądania zaświadczenie, w którym potwierdza, że sygnalista podlega ochronie określonej w przepisach rozdziału 2 ustawy.

Rzecznik Praw Obywatelskich albo organ publiczny może zwrócić się do sygnalisty, na podany przez niego adres do kontaktu, o wyjaśnienia lub dodatkowe informacje, jakie mogą być w jego posiadaniu. Jeżeli sygnalista sprzeciwia się przesłaniu żądanych wyjaśnień lub dodatkowych informacji lub ich przesłanie może zagrozić ochronie poufności jego tożsamości, Rzecznik Praw Obywatelskich albo organ publiczny odstępuje od żądania wyjaśnień lub dodatkowych informacji.

Przyjęcie zgłoszenia i co z nim dalej zrobić?

Nadto, organ publiczny przekazuje sygnaliście informację zwrotną w terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego. W uzasadnionych przypadkach organ publiczny przekazuje sygnaliście informację zwrotną w terminie nieprzekraczającym 6 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego, po poinformowaniu o tym sygnalisty przed upływem terminu, o którym mowa wcześniej.  Organ publiczny informuje sygnalistę także o ostatecznym wyniku postępowań wyjaśniających wszczętych na skutek zgłoszenia zewnętrznego.

Przy tym trzeba też wskazać, iż organ publiczny:

1) prowadzi rejestr zgłoszeń zewnętrznych;

 2) jest administratorem danych osobowych zgromadzonych w rejestrze zgłoszeń zewnętrznych.

Wpisu do rejestru zgłoszeń zewnętrznych dokonuje się na podstawie zgłoszenia zewnętrznego. Rejestr zgłoszeń zewnętrznych obejmuje natomiast:

1) numer zgłoszenia;

2) przedmiot naruszenia prawa;

3) dane osobowe sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie, niezbędne do identyfikacji tych osób;

4) datę dokonania zgłoszenia;

5) informację o podjętych działaniach następczych;

6) informację o wydaniu zaświadczenia, o którym mowa w art. 38;

7) datę zakończenia sprawy;

8) informacje o niepodejmowaniu dalszych działań w przypadku, o którym mowa w art. 40 ust. 2;

9) szacunkową szkodę majątkową, jeżeli została stwierdzona, oraz kwoty odzyskane w wyniku postępowań dotyczących naruszeń prawa będących przedmiotem zgłoszenia – o ile organ publiczny posiada te dane.

Sprawozdanie organu publicznego – sygnaliści

Trzeba też pamiętać, że organ publiczny za każdy rok kalendarzowy sporządza sprawozdanie zawierające dane statystyczne dotyczące zgłoszeń zewnętrznych, obejmujące:

1. liczbę przyjętych zgłoszeń zewnętrznych;
2. liczbę postępowań wyjaśniających i postępowań wszczętych w wyniku przyjętych zgłoszeń zewnętrznych oraz informacje na temat wyniku tych postępowań;
3. szacunkową szkodę majątkową, jeżeli została stwierdzona, oraz kwoty odzyskane w wyniku postępowań dotyczących naruszeń prawa będących przedmiotem zgłoszenia zewnętrznego – o ile organ publiczny posiada te dane.

 Dane statystyczne, o których mowa wyżej nie obejmują danych osobowych ani informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa. Wskazane zaś sprawozdanie organ publiczny przekazuje Rzecznikowi Praw Obywatelskich w terminie do dnia 31 marca roku następującego po roku, za jaki sprawozdanie jest sporządzane.Rzecznik Praw Obywatelskich na podstawie sprawozdań organów publicznych sporządza sprawozdanie za dany rok kalendarzowy i przekazuje je Sejmowi, Senatowi i Komisji Europejskiej nie później niż do dnia 31 grudnia roku następującego po roku, za jaki sprawozdanie jest sporządzane. Sprawozdanie jest publikowane na stronie Rzecznika Praw Obywatelskich w Biuletynie Informacji Publicznej.

Rada Ministrów, po zasięgnięciu opinii Rzecznika Praw Obywatelskich, określi, w drodze rozporządzenia, wzór formularza takiego sprawozdania, biorąc pod uwagę zakres wymaganych danych, konieczność zapewnienia zupełności i przejrzystości przedstawianych informacji oraz uproszczenia agregacji danych. Z uwagi na to nie przedstawiamy w naszych dokumentach zatem takiego wzoru z uwagi na to, że i tak trzeba będzie w przyszłości korzystać z odpowiedniego wzoru, kiedy tylko się on pojawi.

Ponadto na BIP takiego podmiotu trzeba będzie opublikować informacje wskazane w art. 48 ustawy. Zgodnie bowiem z tym rozwiązaniem, organ publiczny umieszcza na swojej stronie w Biuletynie Informacji Publicznej w oddzielnej, łatwo identyfikowalnej i dostępnej sekcji oraz w sposób zrozumiały dla sygnalisty w szczególności informacje o:

1. danych kontaktowych umożliwiających dokonanie zgłoszenia zewnętrznego, w szczególności adres do korespondencji, adres poczty elektronicznej, adres do doręczeń elektronicznych, odrębny adres elektronicznej skrzynki podawczej, adres strony internetowej, na której znajduje się formularz elektroniczny w rozumieniu art. 3 pkt 25 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. z 2024 r. poz. 307), lub numer telefonu wraz ze wskazaniem, czy rozmowy są nagrywane;
2. warunkach objęcia sygnalisty ochroną;
3. trybie postępowania mającym zastosowanie w przypadku zgłoszenia zewnętrznego, w tym o wymaganym sposobie wyjaśnienia informacji będących przedmiotem zgłoszenia lub przedstawienia dodatkowych informacji;
4. terminie przekazania informacji zwrotnej oraz rodzaju i zawartości takiej informacji;
5. zasadach poufności mających zastosowanie do zgłoszeń zewnętrznych;
6. zasadach przetwarzania danych osobowych, o których mowa w art. 8, a także zasadach przetwarzania danych osobowych oraz informacji podawanych w przypadku zbierania danych od osoby, której dane dotyczą, uregulowanych odpowiednio w art. 5 i art. 13 rozporządzenia 2016/679, art. 13 dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/680 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych przez właściwe organy do celów zapobiegania przestępczości, prowadzenia postępowań przygotowawczych, wykrywania i ścigania czynów zabronionych i wykonywania kar, w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylającej decyzję ramową Rady 2008/977/WSiSW (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 89, z późn. zm. 4 ) albo art. 15 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2018/1725 z dnia 23 października 2018 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych przez instytucje, organy i jednostki organizacyjne Unii i swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia rozporządzenia (WE) nr 45/2001 i decyzji nr 1247/2002/WE (Dz. Urz. UE L 295 z 21.11.2018, str. 39);
7. charakterze działań następczych podejmowanych w związku ze zgłoszeniem zewnętrznym;
8. środkach ochrony prawnej i procedurach służących ochronie przed działaniami odwetowymi oraz dostępności poufnej porady dla osób rozważających dokonanie zgłoszenia zewnętrznego;
9. warunkach, na jakich sygnalista jest chroniony przed ponoszeniem odpowiedzialności za naruszenie poufności zgodnie z art. 16;
10. zachęcie do korzystania z procedury zgłoszeń wewnętrznych podmiotu prawnego w przypadku, gdy naruszeniu prawa można skutecznie zaradzić w ramach struktury organizacyjnej podmiotu prawnego, a sygnalista uważa, że nie zachodzi ryzyko działań odwetowych;
11. danych kontaktowych Rzecznika Praw Obywatelskich.

Z uwagi na to, trzeba jeszcze raz podkreślić, że np. Urząd Gminy jako jednostka samorządu terytorialnego zatrudniająca powyżej 50 osób o liczbie mieszkańców powyżej 10 000 będzie musiała wprowadzić zarówno wewnętrzne jak i zewnętrzne kanały do dokonania zgłoszenia. Przestrzegamy tutaj, że procedura przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych różni się od tej, która powinna zostać przyjęta dla kanałów wewnętrznych, a sama ustawa stwierdza, że kanały te powinny być w pełni niezależne od siebie. Dokumentację w urzędzie gminy należy zatem przygotować niejako podwójnie – zarówno dla zgłoszeń zewnętrznych, jak i zgłoszeń wewnętrznych. Organami właściwymi do przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych są naczelne i centralne organy administracji rządowej, terenowe organy administracji rządowej oraz inne organy państwowe, wójt, burmistrz, prezydent, starosta, marszałek oraz regionalne izby obrachunkowe.

Każdy taki podmiot ma obowiązek umieszczenia na swojej stronie internetowej m.in. informacje o danych kontaktowych umożliwiających dokonanie zgłoszenia zewnętrznego, warunkach kwalifikowania sygnalisty do objęcia ochroną oraz trybie postępowania mającym zastosowanie w przypadku zgłoszenia zewnętrznego. Organ publiczny ustala procedurę przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych oraz podejmowania działań następczych, która określa w szczególności tryb postępowania z informacjami o naruszeniach prawa zgłoszonymi anonimowo, zwaną dalej „procedurą zgłoszeń zewnętrznych” (art. 33 ustawy). Odpowiednie wzory dotyczące bonusowej dokumentacji JST (dotyczącej zgłoszeń zewnętrznych) także zamieszczamy we wzorach dokumentów w ramach naszego pakietu.

Urzędy Gmin (wójt) będą bowiem przede wszystkim ustalać, czy są właściwe do podejmowania działań następczych i będą uprawnione do przekazywania zgłoszenia do właściwego organu publicznego. Oprócz m.in. typowej procedury potwierdzania zgłoszeń, prowadzenia postępowania wyjaśniającego oraz działań następczych, organy będą również zobowiązane do wydawania zaświadczeń dla sygnalisty o dokonanym zgłoszeniu i udzielonej z tego tytułu ochronie. Organy publiczne w pierwszej kolejności z kolei dokonują sprawdzenia, czy są organem właściwym do podjęcia działań następczych związanych ze zgłoszeniem. Jeśli odpowiedź jest negatywna, to w odpowiednim czasie przekazują zgłoszenie właściwemu organowi i informują o tym sygnalistę.

Dodatkowo organy publiczne muszą sporządzać sprawozdanie, w którym zawarte będą dane statystyczne dotyczące zgłoszeń zewnętrznych, obejmujące:

1. liczbę przyjętych zgłoszeń zewnętrznych,
2. liczbę postępowań wyjaśniających i postępowań wszczętych w wyniku przyjętych zgłoszeń zewnętrznych oraz informacje na temat wyniku tych postępowań,
3. szacunkową szkodę majątkową, jeżeli została stwierdzona oraz kwoty odzyskane w wyniku postępowań dotyczących naruszeń będących przedmiotem zgłoszenia zewnętrznego – o ile organ publiczny posiada te dane.

Dokumentacja dotycząca sygnalistów w Twojej firmie albo urzędzie gminy

Poza tym, mam dla Ciebie do pobrania podstawową, znacznie okrojoną wersję e-booka dotyczącą ochrony sygnalistów w Polsce na gruncie nowych przepisów z 2024 roku. Dostęp do pełnej wersji e-booka (razem z instrukcją graficzną krok po kroku jak wdrożyć dokumentację dotyczącą sygnalistów) możesz wykupić za 299,00 zł.

Oprócz tego, możesz wykupić także gotowe wzory dokumentów, za pomocą których szybko i łatwo wdrożysz regulacje dotyczące sygnalistów w Twoim przedsiębiorstwie. Z ich pomocą wywiążesz się ze wszystkich obowiązków nałożonych przez ustawodawcę i unikniesz ewentualnych kar za niewdrożenie nowych przepisów. Dostęp do tych kilkunastu wzorów (gdzie w zasadzie wystarczy wpisać tylko w wyznaczone miejsca dane Twojej firmy), razem ze szkoleniem online oraz możliwością otrzymania certyfikatu jego ukończenia dla każdego z Twoich pracowników – wykupisz ją za 799,00 zł.

Wreszcie, możesz także wykupić pakiet pełnego, rozszerzonego e-booka razem ze wzorami dokumentów dla Twojego przedsiębiorstwa, instrukcją graficzną, dostępem do nagrania szkolenia online z możliwością otrzymania nielimitowanej liczby certyfikatów ukończenia kursu dla pracowników – w promocyjnej cenie 999,00 zł. Wszystkie produkty dostępne są w naszym Sklepie – https://aslegaltax.pl/sklep