W odpowiedzi na zadane pytanie należy odwołać się do odpowiednich postanowień ustawy Kodeks pracy (dalej jako: k.p.), ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych (dalej jako: u.s.u.s.) oraz ustawy o pracowniczych planach kapitałowych (dalej jako: u.p.p.k.).
1. Zawarcie umowy o pracę
Zgodnie z art. 22 § 1 k.p. przez nawiązanie stosunku pracy pracownik zobowiązuje się do wykonywania pracy określonego rodzaju na rzecz pracodawcy i pod jego kierownictwem oraz w miejscu i czasie wyznaczonym przez pracodawcę, a pracodawca – do zatrudniania pracownika za wynagrodzeniem. W tym przypadku możliwe jest zatem zatrudnienie pracownika podstawie umów o pracę na czas nieokreślony w wymiarze 1/30 etatu, także w ramach pracy zdalnej. Praca może być wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość (praca zdalna – art. 6718 k.p.).
Podstawowym obowiązkiem w tym zakresie jest zawarcie z pracownikiem umowy o pracę. Zgodnie z art. 29 § 1 k.p. umowa o pracę określa strony umowy, adres siedziby pracodawcy, a w przypadku pracodawcy będącego osobą fizyczną nieposiadającego siedziby – adres zamieszkania, a także rodzaj umowy, datę jej zawarcia oraz warunki pracy i płacy, w szczególności:
1) rodzaj pracy;
2) miejsce lub miejsca wykonywania pracy;
3) wynagrodzenie za pracę odpowiadające rodzajowi pracy, ze wskazaniem składników wynagrodzenia;
4) wymiar czasu pracy;
5) dzień rozpoczęcia pracy;
6) w przypadku umowy o pracę na okres próbny:
a) czas jej trwania lub dzień jej zakończenia oraz, gdy strony tak uzgodnią, postanowienie o przedłużeniu umowy o czas urlopu, a także o czas innej usprawiedliwionej nieobecności pracownika w pracy, jeżeli wystąpią takie nieobecności,
b) okres, na który strony mają zamiar zawrzeć umowę o pracę na czas określony w przypadku, o którym mowa w art. 25 § 22, a także postanowienie o wydłużeniu umowy w przypadku, o którym mowa w art. 25 § 23;
7) w przypadku umowy o pracę na czas określony – czas jej trwania lub dzień jej zakończenia.
Dodatkowo, według art. 29 § 3 k.p. pracodawca informuje pracownika w postaci papierowej lub elektronicznej:
1) nie później niż w terminie 7 dni od dnia dopuszczenia pracownika do pracy, co najmniej o:
a) obowiązującej pracownika dobowej i tygodniowej normie czasu pracy,
b) obowiązującym pracownika dobowym i tygodniowym wymiarze czasu pracy,
c) przysługujących pracownikowi przerwach w pracy,
d) przysługującym pracownikowi dobowym i tygodniowym odpoczynku,
e) zasadach dotyczących pracy w godzinach nadliczbowych i rekompensaty za nią,
f) w przypadku pracy zmianowej – zasadach dotyczących przechodzenia ze zmiany na zmianę,
g) w przypadku kilku miejsc wykonywania pracy – zasadach dotyczących przemieszczania się między miejscami wykonywania pracy,
h) innych niż uzgodnione w umowie o pracę przysługujących pracownikowi składnikach wynagrodzenia oraz świadczeniach pieniężnych lub rzeczowych,
i) wymiarze przysługującego pracownikowi płatnego urlopu, w szczególności urlopu wypoczynkowego lub, jeżeli nie jest możliwe jego określenie w dacie przekazywania pracownikowi tej informacji, o zasadach jego ustalania i przyznawania,
j) obowiązujących zasadach rozwiązania stosunku pracy, w tym o wymogach formalnych, długości okresów wypowiedzenia oraz terminie odwołania się do sądu pracy lub, jeżeli nie jest możliwe określenie długości okresów wypowiedzenia w dacie przekazywania pracownikowi tej informacji, sposobie ustalania takich okresów wypowiedzenia,
k) prawie pracownika do szkoleń, jeżeli pracodawca je zapewnia, w szczególności o ogólnych zasadach polityki szkoleniowej pracodawcy,
l) układzie zbiorowym pracy lub innym porozumieniu zbiorowym, którym pracownik jest objęty, a w przypadku zawarcia porozumienia zbiorowego poza zakładem pracy przez wspólne organy lub instytucje – nazwie takich organów lub instytucji,
m) w przypadku gdy pracodawca nie ustalił regulaminu pracy – terminie, miejscu, czasie i częstotliwości wypłacania wynagrodzenia za pracę, porze nocnej oraz przyjętym u danego pracodawcy sposobie potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy;
2) nie później niż w terminie 30 dni od dnia dopuszczenia pracownika do pracy, o nazwie instytucji zabezpieczenia społecznego, do których wpływają składki na ubezpieczenia społeczne związane ze stosunkiem pracy oraz informacje na temat ochrony związanej z zabezpieczeniem społecznym, zapewnianej przez pracodawcę; nie dotyczy to przypadku, w którym pracownik dokonuje wyboru instytucji zabezpieczenia społecznego.
2. Dodatkowe obowiązki – praca zdalna
Z uwagi na pracę zdalną, k.p. przewiduje wobec pracodawcy dodatkowe obowiązki z tym związane. Jeżeli u danego pracodawcy nie działają zakładowe organizacje związkowe, pracodawca określa zasady wykonywania pracy zdalnej w regulaminie po konsultacji z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy (art. 6720 § 4 k.p.). Zgodnie z § 6 tego przepisu, w regulaminie określa się w szczególności:
1) grupę lub grupy pracowników, którzy mogą być objęci pracą zdalną;
2) zasady pokrywania przez pracodawcę kosztów, o których mowa w art. 6724 § 1 pkt 2 lub 3;
3) zasady ustalania ekwiwalentu pieniężnego, o którym mowa w art. 6724 § 3, lub ryczałtu, o którym mowa w art. 6724 § 4;
4) zasady porozumiewania się pracodawcy i pracownika wykonującego pracę zdalną, w tym sposób potwierdzania obecności na stanowisku pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną;
5) zasady kontroli wykonywania pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną;
6) zasady kontroli w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy;
7) zasady kontroli przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych;
8) zasady instalacji, inwentaryzacji, konserwacji, aktualizacji oprogramowania i serwisu powierzonych pracownikowi narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych.
Według zaś art. 6724 § 1 k.p. pracodawca jest obowiązany:
1) zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną materiały i narzędzia pracy, w tym urządzenia techniczne, niezbędne do wykonywania pracy zdalnej;
2) zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną instalację, serwis, konserwację narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej lub pokryć niezbędne koszty związane z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, a także pokryć koszty energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej;
3) pokryć inne koszty niż koszty określone w pkt 2 bezpośrednio związane z wykonywaniem pracy zdalnej, jeżeli zwrot takich kosztów został określony w porozumieniu, o którym mowa w art. 6720 § 1 i 2, regulaminie, o którym mowa w art. 6720 § 3 i 4, poleceniu, o którym mowa w art. 6719 § 3, albo porozumieniu, o którym mowa w art. 6720 § 5 zdanie drugie;
4) zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną szkolenia i pomoc techniczną niezbędne do wykonywania tej pracy.
3. Badania lekarskie
Kolejne z obowiązków dotyczą badań lekarskich. Według art. 229 § 1 i 11 wstępnym badaniom lekarskim podlegają:
1) osoby przyjmowane do pracy;
2) pracownicy młodociani przenoszeni na inne stanowiska pracy i inni pracownicy przenoszeni na stanowiska pracy, na których występują czynniki szkodliwe dla zdrowia lub warunki uciążliwe.
Wstępnym badaniom lekarskim nie podlegają jednak osoby:
1) przyjmowane ponownie do pracy u tego samego pracodawcy na to samo stanowisko lub na stanowisko o takich samych warunkach pracy w ciągu 30 dni po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniego stosunku pracy z tym pracodawcą;
2) przyjmowane do pracy u innego pracodawcy na dane stanowisko w ciągu 30 dni po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniego stosunku pracy, jeżeli posiadają aktualne orzeczenie lekarskie stwierdzające brak przeciwwskazań do pracy w warunkach pracy opisanych w skierowaniu na badania lekarskie i pracodawca ten stwierdzi, że warunki te odpowiadają warunkom występującym na danym stanowisku pracy, z wyłączeniem osób przyjmowanych do wykonywania prac szczególnie niebezpiecznych.
Następnie pracownik podlega okresowym badaniom lekarskim (§ 2). Wykonywane są one co 2-4 lata (w zależności od stanowiska pracy oraz szkodliwych lub uciążliwych warunków pracy występujących na stanowisku pracy).
4. Szkolenie BHP
Następny z obowiązków odnosi się do przeprowadzenia szkolenia BHP przez pracodawcę. Jak wskazuje art. 2373 § 1 i 2 k.p. nie wolno dopuścić pracownika do pracy, do której wykonywania nie posiada on wymaganych kwalifikacji lub potrzebnych umiejętności, a także dostatecznej znajomości przepisów oraz zasad bezpieczeństwa i higieny pracy. Pracodawca jest zaś obowiązany zapewnić przeszkolenie pracownika w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy przed dopuszczeniem go do pracy oraz prowadzenie okresowych szkoleń w tym zakresie. Szkolenie pracownika przed dopuszczeniem do pracy nie jest wymagane w przypadku podjęcia przez niego pracy na tym samym stanowisku pracy, które zajmował u danego pracodawcy bezpośrednio przed nawiązaniem z tym pracodawcą kolejnej umowy o pracę. W zakresie szkolenia wstępnego wyróżniamy: instruktaż ogólny – przed dopuszczeniem do wykonywania pracy, a także instruktaż stanowiskowy – przed dopuszczeniem do wykonywania pracy na powierzonym stanowisku.
5. Zgłoszenie do ZUS
Idąc dalej, pracodawca ma obowiązek zgłoszenia pracownika do ubezpieczenia społecznego w ciągu 7 dni od daty jego zatrudnienia. Zgodnie bowiem z art. 36 ust. 1 u.s.u.s. każda osoba objęta obowiązkowo ubezpieczeniami emerytalnym i rentowymi podlega zgłoszeniu do ubezpieczeń społecznych. Pracodawca musi więc zgłosić pracownika do następujących ubezpieczeń: emerytalnego, rentowych, chorobowego, wypadkowego, zdrowotnego.
6. Umowa o PPK
Pracodawca musi także zawrzeć umowę o zarządzanie PPK (Pracownicze Plany Kapitałowe). Według art. 7 ust. 1 u.p.p.k. podmiot zatrudniający zawiera umowę o zarządzanie PPK, jeżeli zatrudnia co najmniej jedną osobę zatrudnioną, w imieniu której, zgodnie z przepisami rozdziału 3, jest obowiązany zawrzeć umowę o prowadzenie PPK. Wyjątki zostały wskazane w art. 13 ust. 1 u.p.p.k., według którego przepisów ustawy nie stosuje się (a zatem nie trzeba zawierać tej umowy) do:
1) mikroprzedsiębiorcy, o którym mowa w art. 7 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców (Dz. U. z 2023 r. poz. 221, 641, 803, 1414 i 2029), jeżeli wszystkie osoby zatrudnione złożą podmiotowi zatrudniającemu deklarację, o której mowa w art. 23 ust. 2 – przepisy art. 23 ust. 5 i 6 stosuje się odpowiednio;
2) podmiotu zatrudniającego będącego osobą fizyczną, który zatrudnia, w zakresie niezwiązanym z działalnością gospodarczą tego podmiotu, osobę fizyczną, w zakresie niezwiązanym z działalnością gospodarczą tej osoby.
7. Dokumentacja i inne obowiązki
Poza tym, na pracodawcy z tytułu zatrudnienia pracowników spoczywa także szereg innych obowiązków wskazanych w ustawie – dotyczących m.in. prawa do przerwy, prawa do urlopu, zasady równości i niedyskryminacji w zatrudnieniu, przeciwdziałaniu mobbingowi oraz wiele innych. Jednym z istotnych obowiązków jest także prowadzenie dokumentacji pracowniczej, które to zadanie można zlecić jednak np. dla biura księgowego czy też rachunkowego. Według bowiem art. 94 k.p. pracodawca jest obowiązany w szczególności:
1) zaznajamiać pracowników podejmujących pracę z zakresem ich obowiązków, sposobem wykonywania pracy na wyznaczonych stanowiskach oraz ich podstawowymi uprawnieniami;
1a) informować pracowników o warunkach ich zatrudnienia, o których mowa w art. 29 § 3, 32 i 33 lub w art. 291 § 2 i 4; 2) organizować pracę w sposób zapewniający pełne wykorzystanie czasu pracy, jak również osiąganie przez pracowników, przy wykorzystaniu ich uzdolnień i kwalifikacji, wysokiej wydajności i należytej jakości pracy;
2a) organizować pracę w sposób zapewniający zmniejszenie uciążliwości pracy, zwłaszcza pracy monotonnej i pracy w ustalonym z góry tempie;
2b) przeciwdziałać dyskryminacji w zatrudnieniu, w szczególności ze względu na płeć, wiek, niepełnosprawność, rasę, religię, narodowość, przekonania polityczne, przynależność związkową, pochodzenie etniczne, wyznanie, orientację seksualną, a także ze względu na zatrudnienie na czas określony lub nieokreślony albo w pełnym lub w niepełnym wymiarze czasu pracy;
4) zapewniać bezpieczne i higieniczne warunki pracy oraz prowadzić systematyczne szkolenie pracowników w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy;
5) terminowo i prawidłowo wypłacać wynagrodzenie;
6) ułatwiać pracownikom podnoszenie kwalifikacji zawodowych;
7) stwarzać pracownikom podejmującym zatrudnienie po ukończeniu szkoły prowadzącej kształcenie zawodowe lub szkoły wyższej warunki sprzyjające przystosowaniu się do należytego wykonywania pracy;
8) zaspokajać w miarę posiadanych środków socjalne potrzeby pracowników;
9) stosować obiektywne i sprawiedliwe kryteria oceny pracowników oraz wyników ich pracy;
9a) prowadzić i przechowywać w postaci papierowej lub elektronicznej dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników (dokumentacja pracownicza);
9b) przechowywać dokumentację pracowniczą w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem przez okres zatrudnienia, a także przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej;
10) wpływać na kształtowanie w zakładzie pracy zasad współżycia społecznego.
8. Urząd skarbowy
Wreszcie, po zakończeniu roku pracodawca zobowiązany jest przekazać zarówno do urzędu skarbowego, jak i pracownikowi deklarację PIT-11 lub IFT 1R (w przypadku obcokrajowców rozliczanych podatkiem zryczałtowanym).