Wielu założycieli startupów skupia się przede wszystkim na produkcie, pozyskiwaniu finansowania, marketingu i sprzedaży. To naturalne – w końcu celem jest jak najszybsze wejście na rynek i zdobycie pierwszych klientów. W praktyce jednak kwestie prawne są często odkładane na później, gdy pojawi się pierwszy problem, spór z klientem albo wezwanie od organu nadzorczego.
Tymczasem odpowiednie przygotowanie prawne startupu już na samym początku działalności może uchronić przedsiębiorców przed kosztownymi błędami, utratą pieniędzy, a nawet odpowiedzialnością prawną. Co więcej, uporządkowane kwestie formalne budują wiarygodność firmy w oczach klientów, inwestorów i partnerów biznesowych.
Poniżej przedstawiamy pięć najważniejszych obszarów, które warto uporządkować jeszcze przed podpisaniem pierwszej umowy z klientem.
Umowa lub regulamin współpracy – fundament relacji z klientem
Jednym z najczęstszych błędów popełnianych przez początkujące startupy jest rozpoczynanie współpracy z klientami wyłącznie na podstawie ustnych ustaleń, wiadomości e-mail lub krótkiej oferty handlowej. Takie rozwiązanie może wydawać się wygodne, jednak w przypadku sporu bardzo szybko okazuje się niewystarczające.
Każdy startup powinien posiadać odpowiednio przygotowaną umowę lub regulamin świadczenia usług, który określa najważniejsze zasady współpracy. Dokument taki powinien regulować między innymi zakres świadczonych usług, terminy realizacji, sposób zgłaszania reklamacji, zasady odpowiedzialności stron oraz warunki rozwiązania współpracy.
Brak takich postanowień często prowadzi do nieporozumień dotyczących oczekiwań klienta, terminów wykonania usług czy zakresu obowiązków przedsiębiorcy. W efekcie startup może być zmuszony do wykonywania dodatkowych prac bez wynagrodzenia albo angażowania się w długotrwałe spory.
Dobrze przygotowana umowa nie jest przejawem braku zaufania do klienta. Wręcz przeciwnie – pozwala obu stronom jasno określić zasady współpracy i minimalizuje ryzyko konfliktów.
NDA, czyli ochrona pomysłów i poufnych informacji
W początkowej fazie rozwoju startupu jego największą wartością często nie są jeszcze przychody czy aktywa, ale sam pomysł, know-how, model biznesowy oraz opracowywane rozwiązania technologiczne.
Założyciele startupów regularnie prezentują swoje projekty potencjalnym inwestorom, kontrahentom, programistom, grafikom czy partnerom biznesowym. W takich sytuacjach warto zadbać o odpowiednie zabezpieczenie przekazywanych informacji.
Jednym z podstawowych narzędzi jest umowa o zachowaniu poufności (NDA – Non-Disclosure Agreement). Dokument ten zobowiązuje drugą stronę do nieujawniania określonych informacji osobom trzecim oraz do wykorzystywania ich wyłącznie w ustalonym celu.
NDA może obejmować między innymi informacje dotyczące strategii biznesowej, kodu źródłowego, dokumentacji technicznej, danych klientów, planów marketingowych czy rozwiązań produktowych. W umowie warto również określić konsekwencje naruszenia obowiązku poufności, w tym możliwość dochodzenia odszkodowania lub kar umownych.
Choć sama umowa nie daje stuprocentowej gwarancji ochrony pomysłu, stanowi istotny element zabezpieczenia interesów startupu i może znacząco ułatwić dochodzenie roszczeń w przypadku naruszeń.
Regulamin strony internetowej i polityka cookies
Wielu przedsiębiorców błędnie zakłada, że regulamin strony internetowej jest potrzebny wyłącznie dużym sklepom internetowym. W rzeczywistości niemal każda firma prowadząca działalność online powinna zadbać o odpowiednią dokumentację dotyczącą funkcjonowania swojej witryny.
Regulamin strony internetowej określa zasady korzystania z serwisu, prawa i obowiązki użytkowników oraz zakres odpowiedzialności właściciela strony. Może również regulować kwestie związane z formularzami kontaktowymi, kontami użytkowników czy dostępem do publikowanych treści.
Równie istotna jest polityka cookies. Współczesne strony internetowe wykorzystują pliki cookies do wielu celów, w tym analitycznych, marketingowych i funkcjonalnych. Użytkownicy powinni być odpowiednio poinformowani o sposobie ich wykorzystywania oraz mieć możliwość wyrażenia zgody na określone rodzaje plików cookies.
Brak wymaganych dokumentów lub nieprawidłowe wdrożenie mechanizmów zgody może prowadzić do naruszeń przepisów dotyczących prywatności i ochrony danych osobowych. Dlatego warto potraktować te kwestie jako element niezbędny już na etapie uruchamiania strony internetowej.
RODO – dane klientów to obowiązek, a nie wybór
Praktycznie każdy startup przetwarza dane osobowe. Mogą to być dane klientów, użytkowników aplikacji, osób zapisanych do newslettera, kontrahentów czy kandydatów do pracy.
W związku z tym przedsiębiorca powinien zadbać o zgodność swojej działalności z przepisami dotyczącymi ochrony danych osobowych. RODO nie dotyczy wyłącznie dużych korporacji. Obowiązki wynikające z tych regulacji obejmują również małe firmy oraz startupy.
Podstawowym dokumentem jest polityka prywatności, która informuje użytkowników o sposobie przetwarzania ich danych osobowych. Niezbędne może być także przygotowanie odpowiednich klauzul informacyjnych, procedur wewnętrznych czy umów powierzenia przetwarzania danych osobowych zawieranych z dostawcami usług.
Warto również przeanalizować, jakie dane są zbierane przez stronę internetową, aplikację lub system CRM oraz czy istnieje odpowiednia podstawa prawna do ich przetwarzania.
Naruszenie przepisów dotyczących ochrony danych osobowych może skutkować nie tylko karami finansowymi, ale również utratą zaufania klientów. W przypadku młodego przedsiębiorstwa, które dopiero buduje swoją pozycję na rynku, takie konsekwencje mogą być szczególnie dotkliwe.
Jasne zasady płatności i odpowiedzialności
Startupy często koncentrują się na zdobyciu pierwszych klientów i rozwoju sprzedaży, przez co kwestie związane z zabezpieczeniem płatności schodzą na dalszy plan. W praktyce może to prowadzić do sytuacji, w których przedsiębiorca wykonuje usługi bez gwarancji otrzymania wynagrodzenia lub ponosi odpowiedzialność znacznie szerszą, niż zakładał.
Dlatego już na początku działalności warto precyzyjnie określić zasady rozliczeń z klientami. Dokumenty regulujące współpracę powinny wskazywać terminy płatności, możliwość pobierania zaliczek, konsekwencje opóźnień w zapłacie oraz warunki wstrzymania realizacji usług w przypadku zaległości.
Równie ważne jest uregulowanie zasad odpowiedzialności za ewentualne szkody. W wielu przypadkach możliwe jest wprowadzenie odpowiednich ograniczeń odpowiedzialności, które zabezpieczą startup przed ponoszeniem nieproporcjonalnych kosztów wynikających z pojedynczego błędu czy niepowodzenia projektu.
Brak takich postanowień może prowadzić do sytuacji, w której przedsiębiorca bierze na siebie ryzyko znacznie większe niż osiągane wynagrodzenie.
Lepiej zapobiegać niż rozwiązywać problemy
Początkowy etap działalności startupu to czas intensywnego rozwoju i podejmowania wielu decyzji biznesowych. W natłoku obowiązków kwestie prawne często wydają się mniej pilne niż sprzedaż czy rozwój produktu. Jednak doświadczenie pokazuje, że większość problemów prawnych, z którymi spotykają się startupy, można było przewidzieć i wyeliminować już na starcie.
Dobrze przygotowane umowy, odpowiednie zabezpieczenie poufnych informacji, zgodność z RODO, prawidłowa dokumentacja strony internetowej oraz jasno określone zasady współpracy z klientami tworzą solidne fundamenty bezpiecznego rozwoju biznesu.
Im wcześniej startup uporządkuje te obszary, tym łatwiej będzie mu skupić się na tym, co najważniejsze – budowaniu produktu, zdobywaniu klientów i skalowaniu działalności. Właśnie dlatego kwestie prawne nie powinny być traktowane jako dodatek do biznesu, ale jako jeden z jego podstawowych elementów już od pierwszego dnia działalności.
Kancelaria radcy prawnego Gdańsk Banino AS Legal&Tax. Prawnik dla influencera i twórcy internetowego
W Kancelarii AS Legal&Tax pomagamy start-upom i przedsiębiorcom przy tworzeniu dokumentacji, zanim pojawi się jeszcze pierwszy Klient. Przygotuj z nami pierwsze kroki, zanim rozpoczniesz swoją działalność i nie martw się papierologią.
Skontaktuj się z nami po więcej informacji – kontakt@aslegaltax.pl